Uw personeelsregelingen en verzekeringen up-to-date
Het is belangrijk om uw verzekeringen (jaarlijks) te controleren en indien nodig aan te passen. Veranderingen in uw jaarcijfers, omzet, loonsom en het aantal werknemers kunnen ervoor zorgen dat u het risico loopt dat een schade niet (geheel) onder de dekking valt. Voor veel verzekeringen is het up-to-date houden zelfs een verplichting vanuit de polisvoorwaarden. Maar het zorgt er ook voor dat u de juiste premie betaalt. Welke gegevens zijn van belang? Welk risico loopt u als u de gegevens niet doorgeeft? En wat kunt u van ons verwachten?
Uw (collectieve) pensioenregeling
Voor de pensioenrechten van uw werknemers is het belangrijk om tijdig de juiste salarisgegevens van de werknemers aan ons en/of de pensioenuitvoerder door te geven. Voor pensioenregelingen geldt dat de hoogte van de verzekerde bedragen en/of premies, afhankelijk is van de hoogte van de salarissen. Na elk verzekeringsjaar vraagt de pensioenuitvoerder u om deze gegevens zo snel mogelijk te controleren en eventuele wijzigingen aan hem of ons door te geven. Verzend de salarisgegevens op tijd zodat de polissen hierop kunnen worden aangepast. Dit is ook het juiste moment om te controleren of iedere werknemer daadwerkelijk is aangemeld voor de verschillende dekkingen binnen uw pensioenregeling. Op deze manier kunt u onnodige kosten voorkomen. Bekijk de kerncijfers 2018 die in dit kader van belang zijn.
Uw verzuim- en inkomensverzekeringen
De hoogte van de premie is ook bij de verzuim-, WIA-werknemers- en WGA-eigenrisicodragerverzekeringen afhankelijk van de loonsom. Verzekeraars houden de personeelsgegevens op twee manieren up-to-date:
- 1. Aanpassingen gedurende het jaar
Steeds meer verzekeraars passen de personeelsgegevens gedurende het jaar aan. U meldt medewerkers direct aan en af. Er hoeven dan geen gegevens meer aangeleverd te worden voor de naverrekening.
- 2. Aanpassing via naverrekening
Op basis van uw opgave stelt de verzekeraar na afloop van een jaar de definitieve loonsom, premie en nieuwe voorschotpremie vast.
Heeft uw verzuimverzekering een stop-lossdekking? Dan past de verzekeraar ook het eigen behoud (=eigen risico) aan. Daarnaast kan de verzekeraar op basis van het uitgekeerde schadebedrag het premiepercentage aanpassen.
Of levert u voor één of meerdere WIA-werknemersverzekeringen de gegevens aan voor de naverrekening? Dan is dit een goed moment om te controleren of de juiste werknemers verzekerd zijn. Zo dient u bij een verplichte regeling na te gaan of alle werknemers deelnemen. Is er geen sprake van een verplichte regeling? Dan dient u na te gaan of de juiste werknemers verzekerd zijn. Als deze gegevens niet correct zijn, loopt u het risico dat er geen dekking is op het moment dat een werknemer ziek of arbeidsongeschikt is.
Waarom is het belangrijk dat u de opgaven verstrekt?
Enerzijds is het opgeven van de naverrekeningsgegevens vaak een verplichting vanuit de polisvoorwaarden. Levert u de gegevens niet of niet tijdig aan? Dan kan de verzekeraar de dekking beperken of met een hogere loonsom (met bijbehorende extra premie) naverrekenen. In specifieke gevallen kan het uitblijven van een periodieke opgave zelfs leiden tot opschorting van het contract.
Anderzijds is het voor u belangrijk dat uw verzekering aansluit op de huidige (bedrijfs)omstandigheden en de daarmee gepaard gaande risico’s. Zo wordt voorkomen dat een schade niet (volledig) wordt uitgekeerd of een werknemer niet onder de dekking van de verzekering of pensioenregeling valt.
Lever uw gegevens op tijd aan
Wij hopen u hiermee meer duidelijkheid te geven over het belang van een tijdige opgave als de verzekeraar hierom vraagt. Dit is niet slechts een verplichting vanuit de verzekeraar, maar ook een belangrijk moment om uw verzekering te updaten. Klopt de dekking van uw verzekering niet? Dan loopt u een groot financieel risico. Daarom vinden wij het belangrijk u in dit proces bij te staan.
De verzekeraars vragen de gegevens die zij nodig hebben meestal rechtsreeks bij u op. Het verschilt per verzekeraar hoe u deze – privacygevoelige – gegevens kunt aanleveren. Veelal werken de verzekeraars met beveiligde portals, maar u kunt ook gevraagd worden om de gegevens via een versleuteld bestand aan te leveren.
Wat kunt u van ons verwachten?
Wij volgen het proces en worden hierover door de verzekeraar geïnformeerd. Wanneer u uitleg wenst over de brief van de verzekeraar, geven wij u hier graag een toelichting op. Heeft u vragen of behoefte aan begeleiding bij het aanleveren van de juiste gegevens? Of zijn binnen uw bedrijf de kennis en ervaring, doelstellingen, risicobereidheid en de financiële situatie gewijzigd? Neem dan contact op met uw risicomanager. U kunt ons ook bereiken via info@vlc-partners.nl